Privacyverklaring PolderBanen
Versie oktober 2022
Deze Privacyverklaring heeft betrekking op persoonsgegevens van zowel kandidaten als zakelijke relaties, die worden verzameld en/of gebruikt door PolderBanen (Polder Search BV), gevestigd te (5211 BC) ‘s-Hertogenbosch aan het Julianaplein 10.
Je privacy is belangrijk voor ons en met deze verklaring beogen we om je conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te informeren over de wijze waarop wij met je persoonsgegevens omgaan en je te wijzen op je rechten.
Dit document bevat de volgende informatie:
1. Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en verwerkt?
2. Met welk doel worden jouw persoonsgegevens verwerkt?
3. Op welke rechtsgrond worden je gegevens verwerkt?
4. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
5. Met wie delen wij je gegevens?
7. Hoe beveiligen wij je persoonsgegevens?
1. Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en verwerkt?
Kandidaten
Als je je bij ons als kandidaat aanmeldt, bijvoorbeeld door je CV via onze website te uploaden, je CV te e-mailen of het online sollicitatieformulier in te vullen, dan kunnen wij onder andere de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:
- NAW-gegevens: voor- en achternaam, voorletters en titel(s), adres en woonplaats;
- Contactgegevens: emailadres(sen), telefoonnummer(s) en LinkedIn account;
- Overige gegevens: geboortedatum, geslacht en burgerlijke staat;
- Je CV: met informatie over je opleidingen, cursussen, stages, werkervaring, trainingen, referenties, lidmaatschappen (niet van vakbonden), salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en een foto;
- Je IP-adres;
- Assessmentrapporten;
- Integriteitsverklaringen;
- Referentieverslagen;
- E-mails en andere correspondentie;
- Mondeling door jou aan ons verstrekte informatie;
- Andere informatie met betrekking tot jouw carrière.
Wij stellen uitdrukkelijk geen prijs op het ontvangen van bijzondere persoonsgegevens. Onder bijzondere persoonsgegevens verstaan wij informatie over je:
- Godsdienst of levensovertuiging;
- Ras;
- Politieke voorkeur;
- Gezondheid;
- Seksuele leven;
- Lidmaatschap van een vakbond;
- Strafrechtelijk verleden.
Wij stellen geen prijs op deze gegevens omdat wij deze gegevens niet nodig hebben voor onze dienstverlening en onze systemen er bovendien niet op ingericht zijn om dit soort gevoelige gegevens op te slaan.
Indien je er toch voor kiest om bijzondere persoonsgegevens aan ons te sturen, bijvoorbeeld in je CV, kunnen wij er niet voor instaan dat deze gegevens niet onbedoeld toch door ons opgeslagen worden. In dat geval gaan wij er vanuit dat je ons toestemming gegeven hebt om de bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Uiteraard heb je te allen tijde het recht om ons te wijzen op de door jou toegestuurde bijzondere persoonsgegevens en ons te verzoeken om de gegevens alsnog te verwijderen.
Contactpersonen van opdrachtgevers (zakelijke relaties)
PolderBanen is al jarenlang de vertrouwde gesprekspartner van een breed palet aan opdrachtgevers. Wij verwerken onder andere de volgende categorieën persoonsgegevens van contactpersonen van onze (potentiële) opdrachtgevers:
- NAW-gegevens: voor- en achternaam, voorletters en titels;
- Contactgegevens: emailadres(sen), telefoonnummer(s) en LinkedIn account;
- Huidige functie;
- Geslacht;
- E-mails en andere correspondentie.
2. Met welk doel worden jouw persoonsgegevens verwerkt?
Jouw persoonsgegevens worden door ons alleen gebruikt voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder de werving, selectie en benoeming van kandidaten voor onze vacatures en projecten. In dat kader verwerken wij persoonsgegevens meer in het bijzonder voor:
- Het beoordelen van kandidaten op hun geschiktheid en beschikbaarheid;
- Het opnemen van kandidaten in onze database;
- Het benaderen van kandidaten voor een algemene kennismaking;
- Het onder de aandacht brengen van (nieuwe) vacatures of projecten bij kandidaten;
- Het volgen en begeleiden van kandidaten tijdens hun carrière;
- Het voeren van overleg met kandidaten en opdrachtgevers in het kader van wervings- en selectieprocedures.
Het is ons doel om geschikte kandidaten te vinden voor onze opdrachtgevers en hen met elkaar in contact te brengen, zodat zij een contract/samenwerking aan kunnen gaan. Tot slot kunnen wij je persoonsgegevens ook gebruiken om je op de hoogte te houden van relevante ontwikkelingen of om je uit te nodigen voor events.
3. Op welke rechtsgrond worden je gegevens verwerkt?
Kandidaten
Artikel 6 lid 1a van de AVG stelt dat de verwerking rechtmatig is als wordt voldaan aan de volgende voorwaarde “de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden”. Via onze website wordt bij een sollicitatie of inschrijving gevraagd om akkoord te geven op deze privacyverklaring. Ook wanneer een sollicitatie of inschrijving via de mail bij ons binnenkomt zal worden gevraagd om toestemming om de gegevens te mogen bewaren.
Art. 6 lid 1f van de AVG stelt dat de verwerking rechtmatig is als wordt voldaan aan de volgende voorwaarde ‘de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen (…)”. Voor onze opdrachtgevers zoeken wij naar (nieuwe) kandidaten in het kader van de overeengekomen opdracht (sourcen) via bijvoorbeeld LinkedIn of andere (social media) kanalen waarop je zelf informatie over je carrière openbaar hebt gemaakt; zoals werkgevers, functies, opleidingen en interesses. Wij zijn van mening dat het redelijk is te verwachten dat wanneer er wederzijds contact is geweest over een vacature we je gegevens kunnen verwerken voor onze dienstverlening. Indien we je gegevens voor een langere periode willen bewaren zullen we je om toestemming vragen.
Contactpersonen van opdrachtgevers (zakelijke relaties)
Artikel 6 lid 1b van de AVG stelt dat de verwerking rechtmatig is als wordt voldaan aan de volgende voorwaarde “de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen” . We denken daarom dat het redelijk is dat wij contactgegevens verwerken van contactpersonen van (potentiële) opdrachtgevers.
4. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig is om onze diensten te verlenen en onze overeenkomst met je uit te kunnen voeren en aan onze wettelijke verwerkingsverplichtingen te kunnen voldoen.
In het algemeen worden gegevens van kandidaten in ieder geval verwijderd uit onze database als hun laatste inschrijving of sollicitatie meer dan 3 jaar geleden is of wanneer zij aangegeven hebben niet langer van onze dienstverlening gebruik te willen maken.
Gegevens van contactpersonen van (potentiële) opdrachtgevers worden aangehouden ten behoeve van onze dienstverlening.
Wij zullen je gegevens zonder onredelijke vertraging wissen als je daarom rechtmatig verzoekt, tenzij de verwerking van je gegevens noodzakelijk is op een van de in artikel 17 lid 3 AVG genoemde gronden. In dat laatste geval zullen wij je daar uiteraard over informeren.
Voor financiële gegevens die fiscaal relevant zijn, geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.
5. Met wie delen wij je gegevens?
In het algemeen zullen wij je persoonsgegevens niet delen met partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Wel delen wij jouw persoonsgegevens met ICT-serviceproviders binnen de EER. Dat doen wij uiteraard alleen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Wij verlenen dergelijke serviceproviders uitsluitend toegang tot jouw persoonsgegevens, nadat wij met hen verwerkersovereenkomsten hebben gesloten, waarin wij (onder andere) aan hen een geheimhoudingsverplichting opleggen en wij hen verplichten je persoonsgegevens alleen in onze opdracht te verwerken.
Daarnaast delen wij de persoonsgegevens van kandidaten met opdrachtgevers en commissieleden. Indien een assessment of screening noodzakelijk is voor jouw sollicitatieprocedure kunnen wij je gegevens delen met assessment- en screeningbureaus na jouw toestemming (daaronder begrijpen wij telefonisch of mailcontact).
Voor het overige verschaffen wij derden alleen toegang tot je persoonsgegevens als dat naar onze mening vereist is op grond van toepasselijke wetgeving of op grond van een wettig verzoek daartoe.
Wij gebruiken je gegevens niet om je andere informatie toe te zenden dan informatie met betrekking tot vacatures, relevante ontwikkelingen en events. Wij gebruiken je gegevens dus niet voor het versturen van nieuwsbrieven, tenzij je daarvoor toestemming hebt gegeven. Ook gaan we strikt vertrouwelijk om met je gegevens en deze zullen dan ook niet worden uitgeleend, verhuurd of verkocht.
7. Hoe beveiligen wij je persoonsgegevens?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij al onze ICT-serviceproviders die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
Je hebt te allen tijde het recht om je gegevens in te zien, een digitale kopie te ontvangen of zelfs te (laten) verwijderen. Je kunt schriftelijk contact met ons opnemen via de contactinformatie genoemd onder punt 8 van deze Privacyverklaring, als je:
- wilt weten of en welke persoonsgegevens wij van jou verwerken;
- jouw persoonsgegevens wilt verbeteren;
- jouw persoonsgegevens wilt wissen;
- de verwerking van je persoonsgegevens wilt beperken;
- bezwaar wilt maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens;
- wilt dat wij je persoonsgegevens overdragen aan jou of een andere organisatie.
Wij mogen nadere informatie van jou vragen om je identiteit te kunnen vaststellen. Wij informeren je binnen bekwame tijd over de door ons genomen maatregelen en in ieder geval binnen één maand nadat wij je verzoek hebben ontvangen. Die periode kan met nog twee maanden worden verlengd als dat noodzakelijk is, mede in verband met de complexiteit of het aantal van de verzoeken. Wij informeren je over een dergelijke verlenging van de termijn binnen één maand na ontvangst van je verzoek, waarbij wij de redenen van de verlenging zullen toelichten.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Houd er bij verwijdering van je persoonsgegevens of de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens wel rekening mee dat de diensten waarvoor de gegevens nodig zijn, daarna niet of niet meer geheel kunnen worden geleverd.
Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens je bezoek aan een website op je computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. In dit bestand wordt informatie opgeslagen die bij een later bezoek weer kan worden herkend door de website. Onze website gebruikt functionele cookies, deze cookies zijn nodig om de kwaliteit of effectiviteit van de website te bekijken. Daarnaast gebruikt de website cookies voor Google Analytics. Om de privacy van onze gebruikers te garanderen hebben wij een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten, hebben we het laatste octet van het IP-adres gemaskeerd, maken we geen gebruik van andere Google diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies en hebben we het delen van gegevens met Google uitgezet.
Indien je vragen hebt over deze Privacyverklaring kun je ons mailen via info@polderbanen.nl, contactpersoon Evi Gasseling.
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen of aan te vullen en plaatsen eventuele gewijzigde versies op onze website. We plaatsen een opvallende melding op onze pagina met de Privacyverklaring om je te informeren over belangrijke wijzigingen en geven aan wanneer de Privacyverklaring de laatste keer is bijgewerkt. De nieuwe Privacyverklaring is na plaatsing van kracht. We raden je aan om de nieuwste versie regelmatig door te nemen.